در سازمان‌ها و مؤسسات مختلف، روش‌های متنوعی جهتانجام محاسبات عوامل کارکرد وجود دارد که برحسب نیازها و شرایط خاص سازمان توسعهیافته‌اند. از طرفی معمولاً در یک سازمان چندین الگو و روش محاسباتی برای گروه‌هایمختلف پرسنل به کار گرفته می‌شود. با توجه به اینکه انجام محاسبات عوامل کارکردمختلف مورد نظر سازمان، سرعت در انجام محاسبات، انجام محاسبه به صورت دقیق و تحویلانواع گزارش‌ها و فایل‌های خروجی و عواملی از این قبیل از چالش‌های اساسیکارشناسان و مدیران حوزه منابع انسانی می‌باشد؛ لذا امروزه سازمان ها برای به روز بودن،انعطاف در طراحی و پیاده سازی قوانین و فرمول‌های محاسباتی و سهولت کاربری؛ خواهاناستفاده از ابزارهای مناسب هستند که یکی از مهم‌ترین این ابزارها، نرم افزارهای حضور و غیاب می باشد.

کاربرد سیستم حضور و غیاب دریافت و کنترل اطلاعاتکارکرد پرسنل سازمان و تهیه گزارشات متنوع در مورد ساعات حضور و غیاب کارکنان باتوجه به برنامه‌های کاری تعریف‌شده برای هر سازمانی ضروری است.

ارتباط مستقیم با نرم‌افزار «حقوق و دستمزد» و ارسال خودکار اطلاعات کارکرد به منظورمحاسبه حقوق پرسنل، از دیگر کاربردی این سیستم است.

مدیریت جامع اطلاعات و عملیات واحدهای مستقل کاریدر کنار دسترسی بلادرنگ به اطلاعات تجمیعی و تعامل اطلاعاتی با ابزار و نرم‌افزارهایمختلف، علاوه بر ایجاد قابلیت‌های استانداردی مانند استفاده آنلاین از دستگاه‌هایمتعدد کارت ساعت در نقاط جغرافیایی متفاوت، امکان برقراری ارتباط با درگاه‌هایدیگری مانند پورتال سازمان و یا سایر نرم‌افزارهای عملیاتی جهت انتقال، تبادل وتمرکز اطلاعاتی را فراهم می‌سازد.

فواید نرم افزار حضور و غیاب :

۱- کاهش تقلب در زمان تردد

زمانی که یک مدیر در یک شرکت متوجه شود تقلب در حضور و غیاب در بیشترمحیط‌های کاری اتفاق می افتد شاید کمی غافلگیر شود. در روش‌های دیگر مدیریت تردد ،این امکان به وضوح وجود دارد که برخی از کارمندان دست به تهیه مستندات ساختگی وتقلبی حضور و غیاب بزنند، مثلا فرض کنید یک کارمند ۲ ساعت خارج از مجموعه کار شخصیدارد و بدون این که خروج خود را ثبت کند مرخصی می رود، که این یک مشکل بزرگ و درازمدت برای ارائه خدمات به مشتریان می باشد و همه ی اعتبار سازمان به تعهد آن‌هابستگی دارد، چرا که این گونه تقلب‌ها ضمن کاهش اعتبار سازمان باعث نارضایتیمشتریان نیز می شود.

درضمن اگر یک سیستم حضور و غیاب کارتی را انتخاب کرده باشید کارکنانبه راحتی می‌توانند آن‌ها را به دیگران بدهند تا به جا همدیگر در زمان ورود و خروجتردد ثبت کنند ولی اگر یک دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی را خریده باشید بر اساسبیومتریک که کمک چشم‌گیری به یک سازمان می‌کند،کدام کارمند می‌تواند اثر انگشت خودرا با دیگران به اشتراک بگذارد؟

۲- کاهش خطا در حقوق و دستمزد

یکی از اصلی ترین و مهم ترین ویژگی‌های یک نرم‌افزار حضور و غیاب،امکان پیگیری ساعات کاری بر اساس کارکرد کارکنان است. در واقع نرم ‌افزار باید قابلیتثبت ساعات کاری کارکنان در مأموریت ، مرخصی یا تردد فراموش شده را به صورت دستیداشته باشد. همچنین باید قابلیت پرداخت حقوق‌ها از طریق نرم افزار حقوق و دستمزد،امکان محاسبه روزهای تعطیل، ساعت‌های کاری مقرر و مرخصی و ماموریت را داشته باشد.با این شکل از اتوماسیون داده‌ها، منابع لازم برای محاسبه حقوق و دستمزد کاهش می‌یابدو خطاهای دفتری مثل وارد کردن اشتباه اطلاعات کاملاً از بین می‌روند، که این ویژگیدر واقع تضمین کننده حداکثر منافع برای سازمان می باشد.

۳- داده‌های واقعی زمان تردد

در درجه اول، یک نرم‌افزار حضور و غیاب مطلوب باید امکان ثبت زمانورود و خروج کارکنان را به صورت الکترونیکی از راه‌های مختلف تأمین کند. از جملهاین راه‌ها می‌شود به ثبت الکترونیکی ساعت و وضعیت اتصال رایانه یا دستگاه‌هایهمراه کارکنان به اینترنت سازمان، اشاره کرد.

سازمان‌ها برای مدیریت آسان‌تر کارکنان خود باید بدانند چه فردی کارمی‌کند، چه کسی کار نمی‌کند، چه کسی تا دیروقت کار می‌کند و کدام کارمند تظاهر بهاضافه کاری می‌کند. مدیران یک سازمان برای دانستن این‌ها نیاز به اطلاعات واقعیزمان حضور و غیاب کارکنان خود دارند.

به همین خاطر است که نیاز به یک نرم‌افزار حضور و غیاب احساس می‌شود؛نرم‌افزاری که بتواند از زمان واقعی تردد کارکنان اطلاعات دقیقی ارائه دهد.اطلاعاتی که بدون از دست رفتن وقت به‌روزرسانی شوند و همیشه آخرین نسخه آن‌ها بهمنظور تأیید یا هر امر دیگری در اختیار مدیران باشد.